Fassung 2026-10-12.1
Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und Vertreter
Hundertmark Sales GmbH · Zugänge zu Tablet, CRM und Verkäufer-App
Verantwortlicher und Kontakt
Hundertmark Sales GmbH, Scharenbergstr. 11a, 38667 Bad Harzburg, vertreten durch Geschäftsführer Jonas Hundertmark. Telefon: 01590 1359354, E-Mail: service@hundertmark-sales.de. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an service@hundertmark-sales.de.
Wofür wir Ihre Daten verarbeiten
Für Ihren persönlichen Zugang zu Tablet, CRM und Verkäufer-App: Anmeldung, Rollen- und Gebietsrechte (Sie sehen nur, was Ihre Rolle braucht), Schutz vor Missbrauch und der Nachweis, wer welche Kunden-, Vertrags- und Systemdaten wann bearbeitet hat. Zugänge sind persönlich und werden nicht geteilt.
Welche Daten
Name, Kürzel, E-Mail-Adresse, Rolle, Gebiet, Status des Zugangs und Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Ihr Passwort wird nur als Hash gespeichert, niemand im Unternehmen kann es lesen. Bei eingerichteter Zwei-Faktor-Anmeldung (2FA) speichert der Anmeldedienst den Schlüssel Ihrer Authenticator-App; die App selbst zeigt ihn nur einmal bei der Einrichtung. Für Administratoren ist 2FA Pflicht, für alle anderen Rollen freiwillig.
Audit-Protokoll
Anmeldung und Abmeldung, Passwort- und 2FA-Änderungen, Änderungen an Benutzern, Kunden, Verträgen, Einwilligungen und Systemeinstellungen, die Einsicht in Bankdaten (mit angegebenem Zweck) und der Export von Lastschriftdateien werden mit Zeitpunkt, Rolle und Ihrer Benutzerkennung protokolliert. Das Protokoll ist gegen nachträgliche Änderung gesichert (Hash-Kette) und nur für Administratoren einsehbar.
Gerätecookie und lokale Speicherung
Freigegebene Tablets erhalten ein Cookie „ho_geraet“ mit einer zufälligen Kennung (HttpOnly, für Skripte unsichtbar, bis zu fünf Jahre gültig). In der Datenbank liegt nur ein Hash davon. Zweck: Verträge dürfen nur auf freigegebenen Geräten abgeschlossen werden. Für die Anmeldung setzt der Anmeldedienst technisch notwendige Sitzungs-Cookies. Die Wahl hell/dunkel liegt nur im Browser (localStorage „ho-theme“). Kein Tracking, keine Analyse, keine Werbe-Cookies, Schriften werden vom eigenen Server geladen.
Rechtsgrundlagen
Bereitstellung des Zugangs und Rechteverwaltung zur Durchführung Ihres Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (lit. c), IT-Sicherheit, Missbrauchsaufklärung und Nachvollziehbarkeit von Kunden- und Zahlungsvorgängen (lit. f). Für Beschäftigte gelten zusätzlich die arbeitsrechtlichen Regeln.
Empfänger und Speicherort
Zugriff haben nur berechtigte Personen im Unternehmen nach ihrer Rolle. Als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) setzen wir ein: FalconTech Solutions, Inhaber Shahin Mir Jalili (Entwicklung, Betrieb, Wartung); Supabase Inc., USA (Datenbank und Anmeldedienst, Speicherort Frankfurt am Main); Vercel Inc., USA (Hosting, Region Frankfurt am Main, über FalconTech Solutions); Resend Inc., USA (Versand von E-Mails wie Zugangsdaten; Mailinhalte und Protokolle werden in den USA gespeichert); IONOS SE, Montabaur (Domain und E-Mail-Postfach). Supabase, Vercel und Resend sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), zusätzlich gelten EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO).
Speicherdauer
Ihr Zugang besteht, solange Sie für das Unternehmen tätig sind. Beim Ausscheiden wird er gesperrt und alle Sitzungen werden beendet. Benutzerprofile bleiben erhalten, solange das Audit-Protokoll auf sie verweist. Das Audit-Protokoll bewahren wir auf, solange es zum Nachweis der darin protokollierten Kunden- und Zahlungsvorgänge erforderlich ist (Vorschlag: entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen von bis zu 10 Jahren), danach werden personenbezogene Angaben entfernt.
Ihre Rechte
Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und – bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen – Widerspruch nach den gesetzlichen Voraussetzungen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.
Den Datenschutz für Kunden beschreibt die Datenschutzerklärung HO Service.